職務経歴書にホッチキスはダメ！正しい提出方法を解説

※本ページはプロモーションを含んでいます

職務経歴書を作成する際、「ホッチキスで留めても良いのか？」と疑問に思う人は多い。採用担当者にとって、書類の扱いやすさは重要なポイントであり、ホッチキスを使用することで不都合が生じることもある。そのため、クリップを使ってまとめるのが一般的だが、どの種類を選ぶべきかも考慮する必要がある。

また、職務経歴書の適切な枚数についても気になるところだ。何枚にまとめるのが適切なのか、そして使用するコピー用紙の選び方にも注意が必要だ。本記事では、職務経歴書を提出する際の正しいまとめ方や、ホッチキスとクリップの使い分け、最適なコピー用紙の選び方について詳しく解説する。

職務経歴書はホッチキス留めしてもいい？

ホッチキス留めは避けるべき理由

職務経歴書をホッチキスで留めることは避けたほうがよいとされています。これは、採用担当者にとって書類の取り扱いがしにくくなるためです。

ホッチキスを使うデメリット

1. 書類をバラして確認しにくい
   採用担当者は応募書類をコピー・スキャンしたり、複数の書類を並べて確認したりすることがあります。ホッチキスで留められていると、それを外す手間がかかり、場合によっては書類が破損することもあります。
2. 修正や差し替えがしづらい
   書類の一部だけを入れ替えたり、メモを挟んだりする作業がしづらくなります。クリップで留めておけば、簡単にページの差し替えや追加ができますが、ホッチキスだとそうはいきません。
3. 見栄えが悪くなる可能性がある
   一度ホッチキスで留めてしまうと、外した跡が残ります。特に、印刷状態がきれいでも、ホッチキスの跡があると見た目に影響を与えかねません。採用担当者に「雑に作られた書類」と思われる可能性もあります。

このような理由から、職務経歴書の提出時にはホッチキスを使わず、後述するクリップでまとめるのが適切です。

採用担当者が求める職務経歴書の形式

採用担当者が求める職務経歴書には、いくつかの基本的なルールがあります。書類の形式を整えておくことで、読みやすさが向上し、応募者の評価も上がる可能性があります。

職務経歴書の基本フォーマット

1. A4サイズで統一
   職務経歴書は一般的にA4サイズで作成します。企業によっては指定がある場合もあるので、応募前に確認が必要です。
2. クリップでまとめる
   書類はホッチキスで留めず、後述するクリップを使ってまとめるのが適切です。
3. フォントとレイアウトを統一
   • フォントは「明朝体」や「ゴシック体」を基本とし、可読性を重視する。
   • 文字サイズは10～12ptが適切。
   • 段落を適切に分け、見やすくレイアウトする。
4. 内容は簡潔にわかりやすく
   • 文章は長すぎず、簡潔にまとめる。
   • 箇条書きを活用して視認性を高める。

このような形式を守ることで、採用担当者にとってストレスのない職務経歴書となり、評価されやすくなります。

書類をまとめるのに適したクリップの種類

職務経歴書をまとめる際に使うクリップにはいくつかの種類があります。それぞれの特性を理解し、適切なものを選びましょう。

クリップの種類	特徴	適した用途
ダブルクリップ	しっかり留まるが厚みが出る	書類枚数が多い場合
ゼムクリップ	シンプルで取り外しが簡単	少量の書類（10枚以内）
フォルダークリップ	平らでかさばらない	書類を薄くまとめたい場合

おすすめはダブルクリップかゼムクリップ
職務経歴書の枚数が5枚以上の場合は、しっかり留まるダブルクリップを推奨します。ただし、分厚くなるのを避けたい場合はゼムクリップでも十分です。

クリップを選ぶ際のポイント

• 書類の厚さ：枚数が多い場合はダブルクリップ、小さい場合はゼムクリップが適切。
• 取り外しのしやすさ：ゼムクリップは簡単に外せるが、ダブルクリップは少し力が必要。
• 見た目のスマートさ：ゼムクリップやフォルダークリップの方がスッキリする。

用途に応じて適切なクリップを選ぶことが重要です。

クリップとホッチキスの使い分け方

書類をまとめる際、クリップとホッチキスはどのように使い分けるべきでしょうか。それぞれの特徴を理解し、適切に活用することが大切です。

項目	クリップ	ホッチキス
取り外し	簡単に外せる	一度留めると外しにくい
見栄え	跡が残らずきれい	外すと穴が残る
適した場面	提出用の書類	一時的な資料まとめ

職務経歴書にはクリップが最適
職務経歴書は提出後に採用担当者が内容を確認したり、コピーを取ったりするため、簡単に外せるクリップの方が適しています。ホッチキスを使うと、取り外す際に手間がかかるだけでなく、書類が破損する可能性もあります。

一方で、社内の資料や一時的な書類をまとめる場合には、ホッチキスの方が安定感があり便利です。用途に応じて適切な方法を選びましょう。

職務経歴書のホッチキス留めがNGな理由

書類の提出方法と適切なまとめ方

職務経歴書を提出する際は、適切な方法でまとめることが重要です。書類の扱い方によって、採用担当者の印象が変わることもあるため、慎重に準備しましょう。

郵送での提出方法

郵送で送る場合は、書類が折れたり曲がったりしないよう、A4サイズのクリアファイルに入れるのが一般的です。そのうえで、角形2号（A4サイズが折らずに入る封筒）を使用し、封筒の表面には「応募書類在中」と記載すると丁寧です。

封筒の種類は 白色または茶封筒 が基本ですが、企業によって指定がある場合もあるため、事前に確認しましょう。また、送付する前には誤字脱字や必要書類の漏れがないかをチェックすることが大切です。

メールでの提出方法

メールで提出する場合は、書類をPDF形式に変換し、ファイル名を適切に設定しましょう。例えば、「職務経歴書_氏名.pdf」といったファイル名にすると、採用担当者が管理しやすくなります。メール本文には、簡潔な挨拶と添付書類の内容を明記し、送信前に必ずファイルを開いて内容を確認することが重要です。

クリップでの適切なまとめ方

書類をまとめる際は、ホッチキスではなくクリップを使用するのが基本です。枚数が少ない場合はゼムクリップ、多い場合はダブルクリップを選びましょう。また、クリップは左上に留め、書類がずれないようにすることが大切です。

このように、適切な方法でまとめることで、採用担当者にとって扱いやすく、好印象を与えることができます。

クリップとコピー用紙の適切な選び方

職務経歴書を作成する際は、適切なクリップとコピー用紙を選ぶことが重要です。選び方を間違えると、書類の見た目や扱いやすさに影響を与えるため、慎重に選定しましょう。

クリップの選び方

クリップの種類	特徴	適した用途
ゼムクリップ	軽量で簡単に外せる	5枚以内の書類
ダブルクリップ	しっかり固定できる	10枚以上の書類
フォルダークリップ	平らでかさばらない	書類をスマートにまとめたい場合

職務経歴書の枚数が多い場合はダブルクリップ、少ない場合はゼムクリップを使用するのが一般的です。ただし、ゼムクリップは外れやすいので、持ち運びの際には注意が必要です。

コピー用紙の選び方

職務経歴書に適したコピー用紙を選ぶことも大切です。

用紙の種類	厚さ	適した用途
普通紙（64g/㎡）	薄め	一般的なコピーや社内資料
上質紙（90g/㎡）	標準	公式な提出書類や履歴書
厚手の高級紙（110g/㎡）	厚め	高級感を出したい場合

職務経歴書は、普通紙よりも上質紙（90g/㎡） を選ぶのが適切です。薄すぎる紙は頼りなく、厚すぎる紙は扱いにくくなるため、標準的な厚さの用紙を使用すると良いでしょう。

このように、クリップとコピー用紙を適切に選ぶことで、職務経歴書の仕上がりをより良くすることができます。

職務経歴書は何枚までが適切？

職務経歴書の適切な枚数は、応募する企業や職種によって異なりますが、一般的な目安があります。

理想的な職務経歴書の枚数

職務経験年数	適切な枚数
3年未満	1枚
3～10年	2枚
10年以上	3～4枚

職務経歴が短い場合は、簡潔にまとめて1枚に収めるのが理想です。一方で、経験が豊富な場合は、必要な情報をしっかり伝えるために2～4枚程度になることもあります。ただし、5枚以上は多すぎるため、内容を精査して簡潔にまとめましょう。

ページ数を決めるポイント

• 応募先の企業の求める情報を優先する
• 長くなりすぎないよう、要点を絞る
• 読みやすさを考慮し、適度な余白を設ける

適切な枚数に収めることで、採用担当者にとって読みやすく、伝えたい内容が効果的に伝わります。

クリップ留めする際の書類の順番

職務経歴書をクリップでまとめる際は、順番にも注意する必要があります。順序が適切でないと、採用担当者が必要な情報をスムーズに把握できない可能性があるためです。

適切な書類の順番

1. 履歴書（一番上に置く）
2. 職務経歴書（履歴書の次に配置）
3. その他の提出書類（資格証明書・ポートフォリオなど）

履歴書は応募者の基本情報がまとまっているため、一番最初に配置するのが一般的です。その後に、職務経歴書を置き、追加書類があれば最後にまとめます。

印刷・コピー用紙の選び方と注意点

職務経歴書を印刷する際は、用紙の質やプリンターの設定に気をつける必要があります。

印刷時のポイント

• モノクロで印刷する（カラフルなデザインは不要）
• 両面印刷は避ける（片面印刷が基本）
• フォントは明朝体またはゴシック体を使用

また、インクのにじみやかすれがないかをチェックし、印刷後は必ず内容を確認しましょう。

企業ごとの提出ルールを確認しよう

企業によっては、職務経歴書の形式や提出方法に独自のルールを設けている場合があります。

確認すべきポイント

• ファイル形式の指定（PDF・Wordなど）
• 郵送 or メール提出の指定
• 書類の順番やフォーマットの指定

応募前に企業の公式サイトや求人票を確認し、指定のルールがある場合は、それに従うことが重要です。適切に準備することで、採用担当者に好印象を与えることができます。

職務経歴書の提出にホッチキスを使うべきでない理由と適切なまとめ方

• ホッチキス留めは採用担当者が書類を扱いにくくなる
• 書類のコピーやスキャン時に手間がかかる
• ホッチキスを外す際に書類が破損する可能性がある
• 書類の差し替えや追加がしづらくなる
• 見栄えが悪くなり、雑な印象を与えかねない
• 職務経歴書はA4サイズでクリップ留めが適切
• クリップは書類の順番を整理しやすい
• ゼムクリップは少量の書類、ダブルクリップは厚みのある書類向け
• 書類は左上をクリップで留めると扱いやすい
• 履歴書を一番上に配置し、その後に職務経歴書を置く
• 書類提出時は郵送の場合クリアファイルに入れる
• メール提出時はPDF形式にして適切なファイル名をつける
• 印刷時は片面印刷でモノクロが基本
• コピー用紙は90g/㎡程度の上質紙が適切
• 企業ごとの提出ルールを事前に確認することが重要